Processelectie-scorecard voor automatisering

Wanneer gebruik je deze scorecard?

Gebruik hem na een korte procesinventarisatie en vóór een technische offerte of pilot. Kies drie tot vijf concrete routes, bijvoorbeeld “contactformulier naar CRM” of “verzonden offerte controleren en opvolgen”. Vermijd brede labels zoals marketing of administratie: die bevatten te veel verschillende beslissingen.

De scorecard is geschikt om een shortlist te maken. Hij vervangt geen gegevensanalyse, DPIA, beveiligingsbeoordeling of acceptatietest wanneer de foutimpact hoog is.

Welke velden vul je in?

Proces en eigenaar

Geef de route een herkenbare naam en wijs één proceseigenaar aan die kan bepalen wat een correcte uitkomst is.

Volume en frequentie

Gebruik een representatieve meetperiode. Noteer aantallen per week of maand en vermeld seizoensinvloed.

Handmatige behandeltijd

Meet actieve werktijd per dossier. Scheid die van wachttijd, omdat een workflow vooral handwerk en doorlooptijd verschillend beïnvloedt.

Herhaalbaarheid

Beoordeel hoeveel gevallen dezelfde velden, regels en eindstatus volgen. Een hoog volume met veel uniek maatwerk blijft moeilijk automatiseerbaar.

Datakwaliteit

Controleer of verplichte velden bestaan, eenduidig zijn en een bekende bron hebben. Een losse bedrijfsnaam is bijvoorbeeld geen veilige unieke sleutel.

Uitzonderingen

Tel niet alleen hoeveel afwijkingen voorkomen, maar beschrijf welke route iedere belangrijke afwijking krijgt.

Foutimpact

Maak zichtbaar wat een verkeerde actie betekent voor klant, geld, privacy en herstelwerk.

Beheerbaarheid

Beoordeel API-toegang, logging, credentials, eigenaar, terugvalroute en verwachte wijzigingsfrequentie.

Waarde

Schat pas na een nulmeting welke tijd, capaciteit, doorlooptijd of kwaliteit werkelijk kan veranderen.

Zo interpreteer je de uitkomst

1. Vergelijk totaalscores nooit zonder de individuele risicovelden te bekijken.
2. Geef hoge foutimpact of ontbrekend eigenaarschap een veto, ook wanneer volume en tijdwinst aantrekkelijk zijn.
3. Kies voor de eerste pilot een route met redelijke datakwaliteit, een duidelijke eindstatus en beperkte uitzonderingen.
4. Leg vóór de bouw vast welke score of aanname tijdens de pilot moet worden bewezen.

Een lagere score betekent niet automatisch “nooit automatiseren”. Soms moet eerst data worden opgeschoond, een statusmodel worden verbeterd of een menselijk beslispunt duidelijker worden gemaakt.

Herkomst en beperkingen van de methode

Flowstate heeft de criteria samengesteld uit terugkerende ontwerpvragen bij procesanalyse: frequentie, regelmaat, data, uitzonderingen, foutimpact, beheer en meetbare waarde. Versie 1.0 is een besliskader en nog geen extern gevalideerd voorspelmodel. Er hoort daarom geen universele grensscore of succespercentage bij.

De verdieping staat in Procesautomatisering voor het MKB. Gebruik voor de financiële vervolgstap het ROI-scenariomodel.