n8n-workflow: offerte-opvolging

Wat doet de workflow?

1. Webhook en Edit Fields: ontvangen het offerte-event en plaatsen omgevingswaarden op één plek.
2. Code — Normalize Quote Event: normaliseert ID, nummer, versie, status, eigenaar, e-mail en beslismoment.
3. If en Respond: weigeren ongeldige invoer en bevestigen alleen een geldig event.
4. Wait: wacht tot followup_at in plaats van een vaste vertraging te gokken.
5. HTTP Request / dry-run: leest de actuele offerte en contactstatus opnieuw.
6. Code / Switch: vergelijkt status, versie, antwoord, pauze en geldigheid.
7. Stop: doet niets bij acceptatie, afwijzing, intrekking, reply, pauze, verlopen geldigheid of nieuwe versie.
8. Review: maakt een taak wanneer de match of context onzeker is.
9. Edit Fields en Gmail: bouwen een vooraf goedgekeurd bericht en versturen alleen via de send-route.
10. CRM-log: legt uitkomst en gebruikte templateversie vast.

Velden die exact moeten kloppen

quote_id

Stabiel technisch ID waarmee de actuele offerte opnieuw kan worden gelezen.

quote_number

Menselijk herkenbaar nummer voor onderwerpregel, taak en controle.

version

Versie bij verzending. Iedere afwijking na de wachttijd blokkeert automatische verzending.

status

De startwaarde moet exact verzonden zijn. Map bronstatussen bewust en gebruik geen vrije tekst.

owner_id en email

Verplicht vóór de route wordt geaccepteerd.

followup_at

ISO-datum en tijd uit het verkoopproces, niet blind “drie dagen later”.

valid_until

Na deze grens stopt automatische opvolging en beoordeelt een medewerker prijs en voorwaarden opnieuw.

API- en taakpaden

Vervang quote_api_base, quote_path, crm_task_path en review_queue_id.

template_version

Leg vast welke goedgekeurde berichttekst is gebruikt, zodat een wijziging herleidbaar blijft.

Stopregels en reviewroute

Stop bij geaccepteerd, afgewezen of ingetrokken, bij een inhoudelijke reply, handmatige pauze, onbestelbaar adres, nieuwe versie of verlopen geldigheid. Een afwezigheidsmelding is geen koopbesluit, maar is wel reden om niet direct nog een bericht te sturen.

Gebruik menselijke beoordeling voor een onzekere replymatch, ontbrekende status, afwijkende offerteversie, verlengde geldigheid of een situatie waarin prijs en voorwaarden mogelijk opnieuw moeten worden beoordeeld.

Minimale testmatrix

• Geldige verzonden offerte → één dry-run-herinnering.
• Geaccepteerd, afgewezen of ingetrokken vóór hervatting → stop.
• Nieuwe offerteversie → review, geen bericht over de oude versie.
• Inhoudelijke reply en afwezigheidsmelding → ieder de afgesproken veilige route.
• Handmatige pauze en verlopen valid_until → stop.
• API-time-out, lege eigenaar of verlopen credential → geen vals succes.

Beperkingen en productievoorwaarden

De export kent de statuswaarden, replydetectie en API-response van jouw offerte- en CRM-systeem niet. Configureer die velden, test met echte geanonimiseerde variatie en controleer de mailbox én CRM-tijdlijn. De template verstuurt bewust niet meer dan één herinnering.

Lees de volledige methode in Offerte-opvolging automatiseren. Controleer bij import of alle nodes door jouw actuele n8n 2.x-versie zijn gemigreerd.