n8n-workflow: leadopvolging

Wat doet de workflow?

1. Webhook en Edit Fields: ontvangen de aanvraag en bewaren omgevingswaarden.
2. Code — Normalize Lead: normaliseert e-mail, dienst, regio en beslismoment en verzamelt ontbrekende velden.
3. If en Respond: weigeren ongeldige invoer bewust en bevestigen alleen een geldige aanvraag.
4. HTTP Request / dry-run: lezen bestaand contact, eigenaar, open gesprek en suppressiestatus uit het CRM.
5. Code — Select Owner: behoudt een bestaande eigenaar of routeert een nieuwe lead via vastgelegde dienstregels.
6. If: stuurt ontbrekende of onzekere eigenaartoewijzing naar review.
7. Gmail: verstuurt maximaal één ontvangstbevestiging via de dry-run-gate.
8. Wait: wacht tot next_action_at.
9. CRM-herlezing: controleert reactie, opt-out, gesloten status en handmatige overname opnieuw.
10. Taakroute: maakt alleen een concrete menselijke opvolgtaak wanneer de route nog actief is.

Velden en placeholders

Webhookinput

Minimaal submission_id, email, requested_action en een geldige next_action_at.

requested_service

Gebruik een beperkte lijst met waarden die exact overeenkomt met de routeringsregels.

consent_status

Dit veld is een proceswaarde, geen juridisch oordeel. Definieer toegestane waarden en herkomst met je privacyverantwoordelijke.

crm_api_base en paden

Vervang basis-URL, contactpad en taakpad door geteste endpoints.

Eigenaar-ID’s

Vervang automation_owner_id, consulting_owner_id en review_queue_id. Laat geen REPLACE_WITH_... staan.

Afzender

Vul owner_name en owner_email alleen met een persoon of inbox waarop werkelijk wordt gereageerd.

Credentials

Koppel aparte CRM- en Gmail/Outlook-credentials met minimale rechten.

Beslisregels vóór iedere verzending

De route mag alleen doorgaan wanneer de invoer geldig is, toestemming en kanaal bij het afgesproken doel passen, de lead niet centraal is onderdrukt, er geen inhoudelijke reactie is en één eigenaar de uitkomst bewaakt. Controleer deze voorwaarden vóór de Wait-node én direct erna.

Een onbekende dienst, dubbele inzending, bestaande klant zonder context of ontbrekende eigenaar gaat naar review. De workflow mag die onzekerheid niet oplossen door willekeurig een eigenaar of bericht te kiezen.

Minimale testmatrix

• Geldige nieuwe aanvraag met een configureerbare eigenaar.
• Bestaand contact met huidige eigenaar.
• Dubbele inzending en ontbrekend submission_id.
• Ongeldige e-mail of onbekende dienst.
• Opt-out of centrale suppressie vóór verzending.
• Inhoudelijke reactie of handmatige overname tijdens de wachttijd.
• CRM-time-out en verlopen credential zonder vals succes.

Beperkingen en productievoorwaarden

De workflow bevat geen universele toestemmingslogica, openingstijdenkalender of CRM-propertymapping. Pas berichttekst, statussen en herinschrijving aan op het werkelijke proces. Houd automatische bevestiging en latere commerciële communicatie als aparte doelen met eigen stopregels.

Lees de redactionele methode in Leadopvolging automatiseren. Controleer na import de nodeversies in jouw actuele n8n 2.x-installatie.